8. Aktivitas Kepsek.. bag 1

Penilaian Pengguna: / 1
JelekBagus 

Terakhir Diperbaharui pada Selasa, 20 April 2010 22:50 Selasa, 20 April 2010 22:02

Ditulis oleh Administrator

Aktivitas Kepala Sekolah dalam Melakukan Pengendalian Mutu

Bagian 1: Suhartono, M.Pd.

Ketua Departemen Penjaminan Mutu Sekolah JSIT

Kata efektivitas hampir selalu diikuti kata efisien. Dua kata yang dikenal sekarang ini dipopulerkan oleh Peter Drucker. Menurut Drucker dalam M. Hanafi[1], dinyatakan bahwa efektivitas adalah “…mengerjakan sesuatu yang benar (doing the right things), efisiensi adalah mengerjakan sesuatu dengan benar (doing thing right).” Melalui pengertian ini tampak bahwa efektivitas berkenaan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Efisien berkenaan dengan mengerjakan sesuatu dengan benar agar hemat baik hemat biaya, tenaga, maupun waktu. Efektivitas berkaitan dengan tingkat pencapaian tujuan organisasi ataupun output yang dihasilkan. Makin dekat jarak atau mungkin melampaui antara realisasi atau pencapaian tujuan organisasi dengan apa-apa yang telah direncanakan akan dicapai sebelumnya, menunjukkan organisasi tersebut telah bekerja secara efektif.

Semua organisasi menginginkan program dan aktivitasnya efektif mencapai tujuan. Semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang bekerja pun menginginkan kerja secara efektif. Oleh karena itu, efektivitas senantiasa menjadi bagian yang selalu diharapkan pencapaiannya.

Sebelum mengetengahkan teori berkenaan dengan efektivitas pengendalian mutu, terlebih dahulu diuraikan mengenai manajemen dan hakikatnya.

Koontz O’Donnel dalam Syaiful Sagala[2] mengemukakan bahwa manajemen adalah proses merencanakan dan mempertahankan lingkungan di mana individu dapat bekerja sama dalam kelompok, secara efisien dalam rangka mencapai tujuan . Pengertian ini memberi arti (1) sebagai manajer melaksanakan fungsi manajemen antara lain; perencanaan, pengorganisasian, pembagian staf, mengarahkan, dan pengawasan; (2) menerapkan manajemen untuk kebaikan organisasi; (3) berlaku untuk manager pada setiap level organisasi; (4) tujuan setiap manager adalah sama untuk mencapai surplus, di mana manajemen konsern terhadap produktivitas dan etos kerja yang tinggi berimplikasi efektivitas dan efisiensi.

Rivai[3] menjelaskan bahwa manajemen sebagai ilmu dan seni mengatur proses pendayagunaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisien, efektif, dan produktif merupakan hal paling penting untuk mencapai tujuan tertentu. Ini berarti tanpa efisiensi, efektivitas, dan produktivitas, pendayagunaan SDM tidak bermanfaat sama sekali.

Terry dan Rue[4] menjelaskan “manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud nyata.” Berdasarkan uraian di atas, dapatlah dirumuskan bahwa manajemen adalah ilmu, seni, dan proses dalam mengelola berbagai sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.

Setelah dirumuskan tentang manajemen, kini beralih pada manajemen sekolah. Syaiful Sagala[5] memberikan definisi tentang manajemen sekolah “manajemen sekolah diartikan sebagai proses pendayagunaan sumber daya sekolah melalui kegiatan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian secara lebih efektif dan efisien dengan segala aspeknya dengan menggunakan semua potensi yang tersedia agar tercapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien serta produktivitas sekolah yang bermutu.”

Berdasarkan uraian di atas, tampaklah bahwa manajemen sekolah mencerminkan proses pendayagunaan sumber daya sekolah untuk mencapai tujuan sekolah secara efektif, efisien, dan produktif. Para kepala sekolah sudah dapat dipastikan menjalankan manajemen dengan berbagai fungsi di dalamnya. .

Berkenaan dengan fungsi manajemen, pada awal abad ke-20, industrialis Perancis bernama Henry Fayol[6] menulis bahwa semua manajer menjalankan lima fungsi manajemen: Mereka merencanakan, mengorganisasikan, memerintahkan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan. Dewasa ini, kelima fungsi tersebut dipadatkan menjadi empat : perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian.[7]

Sekolah merupakan salah satu contoh organisasi. Karena organisasi didirikan untuk mencapai tujuan atau sasaran, seseorang harus menetapkan tujuan tersebut dan upaya untuk mencapai tujuan tersebut. Manajemen adalah orang tersebut. Untuk itu, diperlukan manajemen yang menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik.

Fungsi perencanaan adalah proses yang mencakup penentuan sasaran, penentuan strategi, dan pengembangan rencana untuk mengatur kegiatan. Fungsi pengorganisasian adalah menentukan tugas-tugas apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukannya, bagaimana tugas-tugas tersebut akan dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana keputusan akan diambil.

Kepemimpinan adalah fungsi yang mencakup memotivasi karyawan, mengarahkan orang lain. Memilih jalur komunikasi yang paling efektif, dan menyelesaikan konflik-konflik. Ada pun fungsi pengendalian adalah memantau kegiatan-kegiatan untuk menjamin kegiatan-kegiatan itu dicapai sesuai rencana dan memperbaiki setiap penyimpangan yang signifikan. Gaffar & Nurdin[8] membuat matriks rumusan fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh beberapa ahli dalam tabel 1 sebagai berikut:

Tabel 1. Pandangan Beberapa Ahli mengenai Fungsi Manajemen

Berdasarkan beberapa rumusan fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli di atas, hal tersebut menunjukkan bahwa ada beberapa fungsi yang berbeda. Namun, dapatlah dikatakan bahwa fungsi manajemen meliputi komponen yang telah dikemukakan oleh Stephen Robbins di atas yakni komponen perencanaan (planning), pengorganisasian (organization) yang didalamnya terdapat penyusunan staf (staffing) , pelaksanaan (actuating) yang didalamnya terdapat pengarahan (leading), dan pengendalian (controlling). Pada dasarnya perencanaan (planning) adalah penentuan keputusan berkenaan dengan proses pemilihan kegiatan atau tindakan yang akan dikerjakan.

Pengorganisasian (organizing) adalah pembentukan struktur peran-peran yang mendukung pencapaian tujuan yang akan dijalankan oleh orang-orang dalam organisasi tersebut. Penyusunan staf (staffing) adalah kegiatan rekrutmen dan penempatan orang-orang pada posisi-posisi yang tepat sesuai dengan kapasitasnya. Pengarahan (leading) merupakan kegiatan memengaruhi orang agar patuh dan sekuat tenaga mencapai tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Pengontrolan (controlling) adalah kegiatan menilai dan memberikan perbaikan-perbaikan terhadap kinerja bawahan untuk menjamin bahwa kegiatan tersebut terlaksana sesuai dengan rencana awalnya.

Berdasarkan uraian yang dikemukakan para ahli di atas mengenai fungsi-fungsi manajemen, memang terdapat perbedaan tentang komponen fungsi manajemen. Namun, dari kesemuanya ada kesamaan bahwa pengontrolan (controlling) merupakan salah satu fungsi manajemen yang tidak dapat diabaikan. Fungsi manajemen yang dikendalikan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,dan pengendalian itu sendiri. Kasus-kasus yang banyak terjadi dalam organisasi adalah akibat masih lemahnya pengendalian sehingga terjadi berbagai penyimpangan antara yang direncanakan dengan yang dilaksanakan.

Apakah pengawasan sama maknanya dengan pengendalian? Menurut Husaini Usman[9],

”Pengendalian ialah proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda pengendalian dengan pengawasan adalah pada wewenang dari pengembang kedua istilah tersebut. Pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali. Jadi, pengendalian lebih luas daripada pengawasan.”

Selanjutnya, beberapa pendapat para ahli manajemen mengenai rumusan pengendalian. Schermerhon dalam Nana Syaodih[10] merumuskan pengawasan atau controlling “ as a process of monitoring performance and taking action to ensure desired result.” Menurutnya, sasaran dari pengawasan adalah agar tercipta hasil yang diharapkan dan pancapaian hasil ini dilakukan melalui monitoring dan kegiatan-kegiatan perbaikan. Hal yang sama dikemukakan oleh Mc Laughlin masih dalam Nana Syaodih[11]. Menurut Mc Laughlin “control means all necessary activities for achieving objectives in the long-term, efficiently and economically. Control, therefore, is doing whatever is needed to accomplish what we want to do as an organization.” Baik rumusan Schermerhon maupun Mc Laughlin sebenarnya tidak jauh berbeda. Sasaran akhirnya adalah agar tercapai tujuan dari organisasi. Namun, Mc Laughlin lebih merinci bukan hanya tujuan jangka pendek, melainkan juga tujuan jangka panjang dan pencapaiannya harus efisien.

Terry dan Rue[12] menjelaskan pengawasan sebagai fungsi manajemen sebagai serangkaian tindakan untuk mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan sebab-sebab penyimpangan dan mengambil tindakan korektif di mana perlu. Ia menjelaskan bahwa dalam pengawasan ini termaktub berbagai tindakan yakni (1) menetapkan ukuran-ukuran, (2) memonitor hasil-hasil dan membandingkan dengan ukuran-ukuran, (3) memperbaiki penyimpangan-penyimpangan, (4) mengubah dan menyesuaikan cara-cara pengawasan sehubungan dengan hasil-hasil pengawasan dan perubahan kondisi-kondisi, dan (5) berhubungan selalu selama proses pengawasan.

Koontz, O’Donnel, dan Weihrich[13] menekankan bahwa “pengendalian (controlling) adalah pengukuran dan koreksi terhadap kegiatan para bawahan untuk menjamin bahwa apa yang terlaksana itu cocok dengan rencana.” Selanjutnya, dikatakan “Jadi, pengendalian mengukur pelaksanaan kerja atau prestasi dengan membandingkannya terhadap tujuan dan rencana, memperlihatkan di mana ada penyimpangan, dan mengadakan tindakan perbaikan atas penyimpangan, guna menjamin pencapaian rencana.” Dalam rumusan ini, kegiatan pengendalian ada dua macam yaitu penilaian atau pengukuran dan perbaikan. Hal lainnya yang dinilai dan diperbaiki bukan hanya sasarannya, melainkan juga rencana dan pelaksanaan dari kegiatan.

Kegiatan pengawasan biasanya berkaitan dengan pengukuran prestasi atau pencapaian tujuan. Alat-alat pengendalian seperti anggaran pengeluaran, catatan supervisi, hasil belajar siswa, mempunyai cirri-ciri pengukuran masing-masing. Masing-masing akan memperlihatkan apakah rencananya berhasil. Jika tetap ada penyimpangan yang tidak wajar, diperlukan perbaikan.

Sondang P Siagian[14] menekankan bahwa “pengawasan merupakan usaha sadar dan sistematik untuk lebih menjamin bahwa semua tindakan operasional yang diambil dalam organisasi benar-benar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.” Berdasarkan usaha sadar dan sistematik di atas, berarti pengawasan dilakukan pada waktu berbagai kegiatan sedang berlangsung dan dimaksudkan untuk mencegah jangan sampai terjadi penyimpangan, penyelewengan, dan pemborosan. Dengan lain perkataan pula, pengawasan bersifat preventif. Kepala sekolah berarti harus jeli mengenali berbagai gejala yang menjurus kepada berbagi hal negatif dalam menjalankan roda organisasi sekolah.

Menurut Oteng Sutisna dalam Gaffar dan Nurdin[15] Pengawasan merupakan bagian penting yatng tidak dapat diabaikan untuk mengetahui proses kegiatan organisasi itu berjalan. Pengawasan yang dilakukan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dari suatu program organisasi memberikan dampak positif terhadap keberhasilan tujuan organisasi.

Pengawasan adalah sebagai suatu proses fungsi dan prinsip administrasi untuk melihat apa yang terjadi sesuai dengan apa yang semestinya terjadi. Apabila tidak sesuai dengan semestinya maka perlu adanya penyesuaian yang mesti dilakukan. Dengan kata lain pengawasan adalah fungsi administratif untuk memastikan bahwa apa yang dikerjakan sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Terdapat dua hal yang mendorong adanya pengawasan, yaitu : (1) tujuan-tujuan individu atau kelompok, kadang-kadang atau pada umumnya bertentangan dengan tujuan organisasi, (2) adanya jangka waktu antara saat tujuan dirumuskan dan pada saat tujuan diwujudkan kemungkinan adanya penyimpangan yang perlu diluruskan. Lebih lanjut Oteng Sutisna menyatakan bahwa tindakan pengawasan tersebut terdiri dari tiga langkah, yaitu : (1) mengukur perbuatan atau meneliti apa yang sedang dilakukan, (2) membandingkan perbuatan dengan standar yang telah ditetapkan dan menetapkan perbedaannya jika terdapat perbedaan, dan (3) memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan atau tindakan perbuatan.

Pengendalian merupakan konsep yang luas, berlaku untuk manusia, situasi, benda, dan organisasi. Dalam organisasi seperti sekolah, pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian. Bagian yang terpenting dalam proses tersebut adalah pengendalian manajemen yang merupakan tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengarahkan orang, mesin, dan fungsi-fungsi guna mencapai tujuan dan saran organisasi sekolah.

Proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel atau sekumpulan variabel guna mencapai tujuan tertentu. Variabel ini dapat berupa orang, mesin, ataupun organisasi. Dalam organisasi sekolah, manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun, dan dimotivasi untuk mencapai tujuan. Orang-orang yang melakukan pengarahan disebut manajemen. Di tingkat sekolah adalah kepala sekolah. Sistem pengendalian dalam organisasi mengarahkan dan menuntun organisasi pada tujuan yang diinginkan.

Sekarang ini konsep kendali mutu total banyak berkembang dan diterapkan. Total di sini menyangkut empat hal yaitu divisi/bidang/sektor/bagian/segi, aktivitas/program pekerjaan, orang, dan waktu. Mutu hasil pendidikan atau lulusan sekolah tidak hanya ditentukan oleh seorang guru, tetapi oleh seluruh guru, karyawan seperti para pembimbing, pengelola, dan staf administrasi dan tentu saja kepala sekolah. Bidang-bidang pekerjaan di sekolah mencakup rancangan, pelaksanaan, dan evaluasi. Kegiatan ini dilaksanakan sepanjang tahun, setiap pekan, bahkan setiap hari. Pengendalian semua kegiatan tersebut melibatkan semua personil sekolah dan dilakukan sepanjang tahun ajaran sehingga dapat disebut sebagai pengendalian mutu total. Hanya dengan pengendalian mutu total, mutu pendidikan dapat dicapai. Lulusan yang bermutu hanya diperoleh melalui proses pendidikan yang berkualitas. Proses pendidikan yang berkualitas ini harus didukung oleh masukan mentah (raw input), masukan alat (instrumental input), dan masukan lingkungan (environmental input) yang bermutu pula.

Fungsi pengendalian merupakan proses. Dasar dari semua proses ini adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel atau sekumpulan variabel guna mencapai tujuan tertentu. Variabel dapat berupa orang, mesin, ataupun organisasi. Dalam organisasi sekolah, manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun, dan dimotivasi untuk mencapai tujuan. Orang-orang yang melakukan pengarahan disebut manajemen. Di tingkat sekolah adalah kepala sekolah.

Sekolah yang baik adalah sekolah yang mampu melaksanakan fungsi-fungsinya dengan baik. Hal ini sebagaimana diungkap menurut M Ali dalam M. Ali, penyunting[16] fungsi sekolah adalah:

1. memberi layanan kepada peserta didik agar mampu memperoleh pengetahuan atau kemampuan-kemampuan akademik yang dibutuhkan dalam kehidupan

2. memberi layanan kepada peserta didik agar dapat mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan dalam kehidupan

3. memberi layanan kepada peserta didik agar dapat hidup bersama ataupun bekerjasama dengan orang lain

4. memberi layanan kepada peserta didik agar dapat mewujudkan cita-cita atau mengaktualisasikan dirinya sendiri

Untuk menjamin pelaksanaan fungsi-fungsi sekolah tersebut, jelas memerlukan upaya pengendalian. Proses pengendalian manajemen menurut Robert N Antony dan Vijay Govindarajan[17] adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Mengingat pengendalian merupakan aktivitas proses, ada sejumlah kegiatan yang mencerminkan proses itu berlangsung yakni: (1) merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi, (2) mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi, (3) mengkomunikasikan informasi, (4) mengevaluasi informasi, (5) memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada, dan (6) mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Tidak ada kepala sekolah yang dapat mengelak tanggung jawab melakukan pengawasan karena para pelaksana adalah manusia yang tidak sempurna. Tanggung jawab melekat pada diri kepala sekolah. Dengan sifat yang tidak sempurna ini, para pelaksana kegiatan operasional tidak akan luput dari kemungkinan berbuat khilaf bahkan kesalahan. Ini bermakna kalau pun terjadi penyimpanan dari rencana atau pemborosan, belum tentu bahwa hal-hal negatif itu terjadi kesengajaan. Sebab sangat mungkin faktor inilah yang menjadi penyebabnya, seperti kekurangan keterampilan, kekurangan pengetahuan, atau faktor-faktor lain yang sejenis. Oleh karena itu, kepala sekolah memiliki tanggung jawab melakukan pengawasan karena memang sudah menjadi tugas-tugasnya dalam hal pengontrolan.

Hal tersebut sebagaimana diungkap oleh Turner dalam Sudarwan Danim[18] bahwa tugas-tugas kepala sekolah dalam bidang pengontrolan meliputi : (1) memantapkan standard (establishing standard), (2) meningkatkan kinerja (influencing performance), (3) monitoring dan evaluasi (monitoring and evaluating), dan (4) mengambil inisiatif tindakan koreksi (initiating corrective action).

Menurut Griffin dalam Ernie Tisnawati Sule & Kurniawan Saefullah[19] terdapat empat tujuan pengendalian dilakukan yakni :

1. Adaptasi lingkungan, sekolah menghadapi situasi perubahan pada setiap harinya yang perlu diawasi dan dilakukan pengendalian agar tujuan sekolah tetap dapat tercapai. Misalnya, perubahan terhadap penggunaan pendekatan Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) yang menekankan kemandirian dan partisipasi warga sekolah yang lebih luas dibandingkan dengan sebelum adanya MBS.

2. Meminimumkan kegagalan, sekolah tidak menginginkan kegagalan terhadap tujuan sekolah yang telah ditetapkan. Misalnya, nilai Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM) pada berbagai mata pelajaran yang pada awal tahun ajaran telah ditetapkan. Hal ini jangan sampai gagal pada akhir proses pembelajaran tanpa adanya pengendalian.

3. Meminimumkan biaya, biaya yang dikeluarkan oleh sekolah dalam RAPBS adalah berbasis program dan membawa tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa adanya pengendalian, bisa saja biaya menjadi tidak efisien.

4. Antisipasi kompleksitas organisasi, sekolah menginginkan selalu berkembang dan dinamis menghadapi tuntutan dan kebutuhan yang dialamatkan kepada sekolah. Tanpa pengendalian, sekolah akan mengalami kesulitan untuk melihat kemampuan sekolah dalam menjawab beragamnya tuntutan dan kebutuhan.

Ada kalanya pengawasan berlangsung tidak lancar misalnya, guru yang tidak mengetahui bahwa hari ini jadwal kepala sekolah melakukan supervisi kegiatan belajar mengajar. Oleh karena itu, pengawasan akan berjalan dengan lancar apabila proses dasar pengawasan diketahui dan ditaati.